A propos
Solona est une start-up spécialisée dans la GovTech (technologie au service du citoyen et des services publics) fondée par le groupe Theodo en 2022. Solona ambitionne de devenir le partenaire clé des administrations pour la réalisation de projets digitaux à destination des citoyens, associations et entreprise, dont l’impact est positif, direct, mesurable et piloté.
Secteur
Services de conseil
Localisation
France
Comment Theodo a adopté les meilleures pratiques du marché dans la gestion des appels d’offres
Avant la détection et l’études des AO me prenait des heures. Grace à Tengo et l’analyse instantanée des marchés, j’y consacre 20 min par jour. Tengo est hyper efficace !
Alphonse Bertin-Maghit
Product Owner @Solona (Groupe Théodo)
Challenges
Avant l'intégration de Tengo, la détection des AO se faisait principalement via le BOAMP, une expérience loin d'être satisfaisante en raison de sa plateforme peu conviviale, de l'absence de filtres pertinents et de la difficulté à personnaliser les recherches.
L'arrivée de Tengo a marqué un tournant décisif, offrant une personnalisation et une pertinence de filtres qui étaient jusqu'alors inaccessibles.
Alphonse Bertin-Maghit
Le groupe Théodo a une entité dédiée aux marchés publics : Solona. Au sein de cette équipe Alphonse occupe le poste de product owner depuis 1 an. Son rôle s'étend de la détection du marché à la coordination de la réponse, puis la relation client.
L'équipe marché publics
L'équipe dédiée aux marchés publics, composée de 9 personnes, adopte une approche transversale, où chaque membre joue un rôle de soutien dans le processus des appels d'offres. La détection des appels d’offres et le suivi sont des tâches gérées par Alphonse et son supérieur, tandis que la réponse aux AO est gérée par toute l’équipe.
Résultats
231
Appels d’offres analysés sur Tengo
en 3 mois d'utilisation
9
Utilisateurs de Tengo
au sein de l'équipe marchés publics
Une meilleure veille des AO
Tengo s'est imposé comme un outil essentiel dans la routine de Solona, utilisé chaque jour pour explorer les opportunités à travers des flux personnalisés. Grâce à Tengo, Solona profite désormais d'une veille constamment à jour sur les appels d'offres, garantissant ainsi une réactivité maximale face aux nouvelles opportunités.
"L'intégration de flux d'opportunités personnalisés, basés sur des mots-clés spécifiquement choisis pour leur pertinence, nous permet de rester constamment informés et réactifs face à l'émergence de nouvelles opportunités."
Gestion efficace des AO
L’objectif de Solona est d’avoir toujours deux appels d'offres en cours de réponse, une ambition rendue réalisable grâce aux indicateurs de performance fournis par Tengo, qui offrent une vue claire sur le nombre d’AO en “Go”.
Tengo nous permet de consacrer efficacement 20 à 30 minutes par jour à la détection et l’analyse des nouveaux AO.
Attribution claire des responsabilités
Tengo facilite l'assignation de responsables spécifiques pour chaque appel d'offres, ce qui clarifie les rôles au sein de l'équipe et instaure des pratiques de gestion efficaces et organisées.
“Nous sommes convaincus que dans la gestion des AO, si il y a deux responsables, il n’y a pas de responsable. Tengo facilite l'adoption de bonnes pratiques dans ce domaine, en s'appuyant sur ses fonctionnalités et son rôle pédagogique.”
ROI significatif
L’attribution récente d’un appel d'offres émis par le gouvernement de la Polynésie et identifié sur Tengo, démontre l'impact positif de l'outil sur le retour sur investissement de Solona.
Fonctionnalités de Tengo les plus appréciées :
Filtrage par CPV : Le filtrage par CPV est très efficace pour Theodo. Il permet une première sélection pertinente des appels d'offres et une amélioration considérable du processus de tri initial.
Classification par date de fin : La possibilité de classer les appels d'offres par date de fin facilite grandement la priorisation des tâches. Cette vue d'ensemble permet à l'équipe de Theodo de se concentrer sur les échéances imminentes.
Suivi de l'avancement : Tengo offre une vue macro de la gestion de projet, permettant un suivi précis de l'avancement des appels d'offres. Cette fonctionnalité est essentielle pour la planification et l'allocation efficace des ressources.
Notes : La fonctionnalité de prise de notes se révèle très utile pour documenter les raisons des décisions prises vis-à-vis des appels d'offres. Elle offre ainsi une base de données précieuse pour les évaluations futures et elle facilite le partage des arbitrages au sein de l’équipe.
Analyse instantanée : Cette fonctionnalité accélère significativement le processus de réponse aux appels d'offres, en fournissant des informations préliminaires cruciales qui orientent la stratégie de réponse. Exemple d’informations analysées : technologies mentionnées par l'acheteur, ouverture à la sous-traitance…
Pop-up : L'intégration de pop-ups invitant à justifier les décisions de ne pas poursuivre un appel d'offre (“Quelles sont les raisons de votre no go”) encourage la centralisation des feedbacks et permet aux équipes d’être plus indépendantes.
Objectifs futurs avec Tengo :
Analyse de marché approfondie : Identifier les tendances et les durées des contrats pour mieux comprendre le renouvellement des marchés et prédire les futurs marchés.