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Axioval est un cabinet de conseil indépendant pour répondre aux projets de transformation des organisations dont les missions servent l’intérêt général.
Sector
Conseil
Location
France
Comment Axioval a fluidifié la collaboration des équipes dans la gestion des Appels d'Offres
Tengo est devenu un outil incontournable pour le bon fonctionnement de l’équipe
Camille Chambre
Senior Manager, Conseil Secteur Public
Challenges
Avant d'utiliser Tengo, l'équipe d'Axioval en charge des marchés publics menait une veille fastidieuse et manuelle auprès de l'ensemble des profils acheteurs. Cette tâche était répartie entre les membres de l'équipe, qui se relayaient toutes les trois semaines pour assurer la couverture complète du secteur. Bien que cette méthode ait permis de détecter des appels d'offres pertinents, elle présentait plusieurs inconvénients, tels qu'un manque d'ergonomie, un risque de rater des opportunités et une charge de travail conséquente.
Camille Chambre
L'équipe marché publics
Tous les consultants à partir d’un grade de manager/chef de projet participent à la veille des marchés publics (aujourd’hui 5 personnes). Ensuite, tout le monde (du stagiaire aux associés) participe à la rédaction des réponses. Chez Axioval, 90% des contrats sont des marchés publics.
Résultats
231
Appels d’offres analysés sur Tengo
en 3 mois d'utilisation
6
Utilisateurs de Tengo
au sein de l'équipe marchés publics
Avec Tengo, Axioval a constaté une amélioration significative de sa gestion des appels d'offres grâce à la centralisation de toutes les étapes du processus sur une seule plateforme. Cette approche a permis à l'équipe de gagner en efficacité, en réactivité et en précision, tout en réduisant le risque de manquer des opportunités.
Meilleure collaboration
Toute l'équipe d'Axioval bénéficie désormais de ses propres accès à la plateforme Tengo, permettant une personnalisation et une gestion autonome des informations. Chaque membre de l'équipe peut créer et gérer des flux d’opportunités généralistes, ainsi que créer des flux personnalisés adaptés à leurs domaines de spécialité. Tengo simplifie également le processus d'assignation des appels d'offres aux différents membres de l'équipe, garantissant une répartition efficace et ciblée des tâches au sein du cabinet.
“Nous avons une vision centralisée sur la répartition des tâches au niveau de l’équipe : qui travaille sur quel appel d’offres, qui en est le responsable et qui y contribue. Cela a amélioré notre efficacité et optimisé notre façon de collaborer en équipe. Par ailleurs, Tengo a transformé nos réunions hebdomadaires du vendredi matin, qui sont essentielles pour revoir les appels de la semaine, discuter de leur pertinence, et décider du Go / No go. Tengo est devenu un outil incontournable pour le bon fonctionnement de l’équipe”
Réduction du risque de manquer des appels d'offres
Avant l'adoption de Tengo, la veille des appels d'offres était effectuée manuellement. Malheureusement, en fonction de la disponibilité de chacun et du temps alloué à la veille, nous avions peur d’avoir des trous dans la raquette et de manquer des AO
Malheureusement, ce n’était pas fait de manière stricte et rigoureuse. Nous avions des trous dans la raquette et manquions donc régulièrement des AO.
Avec Tengo, tous les AO sont enfin centralisés sur une plateforme unique.
"Depuis que nous utilisons Tengo, nous n'avons manqué aucun appel d'offre, ce qui était auparavant une préoccupation constante. On a surtout réalisé que l’on voit désormais passer beaucoup plus d’AO pertinent qu’avant !”
Utilisation fréquente de Tengo
L'équipe d'Axioval utilise Tengo très régulièrement, environ tous les deux jours. Cet outil a divisé par deux le temps nécessaire à la revue des appels d'offres, comparé à la méthode manuelle précédemment employée.
"Ce qui nous prenait auparavant des heures de veille manuelle peut maintenant être accompli en un temps record grâce à Tengo, optimisant considérablement notre productivité”
Fonctionnalités de Tengo les plus appréciées :
Accès direct au Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)
Avec Tengo, il n'est plus nécessaire de télécharger les DCE, de les récupérer dans la boîte de téléchargement, ni de les enregistrer sur le drive. Cela simplifie grandement l'accès aux documents et réduit le besoin de les télécharger fréquemment pour Axioval. L'accès aux documents est ainsi plus direct et plus efficace.
Analyse instantanée
L'une des fonctionnalités les plus avantageuses est sa capacité à analyser instantanément les appels d’offres en identifiant les critères essentiels pour l'analyse d’un marché. Cette fonctionnalité offre un avantage considérable pour Axioval, permettant une évaluation rapide et précise des opportunités potentielles.
Objectifs futurs avec Tengo :
Suivi des clients à long terme
Axioval souhaite pouvoir gérer la relation client en permettant de suivre les contacts au sein des collectivités et organisations publiques. La possibilité de récupérer et gérer les contacts directement depuis Tengo est une fonctionnalité qui leur sera précieuse pour enrichir leurs interactions clients à long terme.